Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Quản lý tài chính là một phần quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp (DN). Các DN vừa và lớn có thể thuê kế toán hoặc nhà phân tích kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính, tuy nhiên các chủ DN nhỏ thường tự thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính DN.

Bài viết trao đổi về một số tồn tại, hạn chế trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiện nay, từ đó khuyến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời gian tới.

Một số tồn tại trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiện nay

Quản lý tài chính là một trong những chức năng cơ bản, quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp (DN). Việc quản lý tài chính tập trung vào quản lý các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình sản xuất và kinh doanh của DN.

quản lý tài chính giúp tối đa hóa lợi nhuận của DN từ việc quản trị nguồn vốn có hiệu quả, từ đó giúp các nhà quản trị DN đưa ra các quyết định để đạt được các mục tiêu kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận và tăng giá trị DN, khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tuy nhiên, các nhà quản trị DN, đặc biệt là các DN nhỏ và vừa (DNNVV) thường bị quá tải với công việc, do đó họ rất ít thời gian để quản lý tài chính. Thậm chí, nếu họ thực sự quan tâm thì cũng thường không đạt được kết quả tốt. Vấn đề đặt ra hiện nay là trong bối cảnh đối mặt với nhiều rủi ro, thách thức như: sức ép cạnh tranh, dịch bệnh Covid-19... nếu việc quản lý tài chính không tốt có thể dẫn đến thất bại hoàn toàn của DN. Thực tế cho thấy, 80% DN nếu kinh doanh không thành công hay phá sản thì phần lớn là do không quản lý tốt dòng tiền.

Từ thực tiễn khảo sát công tác quản lý tài chính của DNNVV của Việt Nam hiện nay, tác giả tổng hợp những tồn tại, hạn chế, ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển bền vững của DN, nhất là DNNVV, cụ thể:

Một là, sức ép tăng trưởng: Đây là gánh nặng vô hình đối với các nhà quản trị DN. Một DN phát triển phần mềm đã bắt đầu thử nghiệm với Facebook Ads. Trong tháng đầu tiên, công ty đã lấy lại vốn rất nhanh. Người điều hành ngay lập tức tăng chi tiêu quảng cáo gấp 5 lần và dự đoán doanh số bán hàng sẽ tăng gấp 5 lần.

Tuy nhiên, điều đó đã không xảy ra, dù đã khai thác rất nhiều khách hàng tiềm năng. Nguyên nhân được chỉ ra là do khách hàng mới không thích sản phẩm của công ty. Hậu quả là, việc chi tiêu quảng cáo nhiều hơn lợi nhuận thu về. Điều này đã ảnh hưởng tới tài chính DN, dẫn tới công ty phải đi vay để bù đắp số tiền thiếu hụt. Thực tế cho thấy, mục tiêu tăng trưởng là tốt nhưng phải nhìn nhận từ nhiều phía, liệu mục tiêu đưa ra có đạt được hay không, đây là trách nhiệm lớn đối với giám đốc tài chính khi nói về chiến lược kinh doanh.

Hai là, chi tiêu quá nhiều vào việc bán hàng: Với DNNVV, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng phải cân nhắc. Có 2 số liệu để xác định liệu khách hàng mới có đem lại lợi nhuận cho công  ty hay không, gồm: Chi phí nhận được (là số tiền   mà khách hàng chi trả sản phẩm) và Giá trị lâu dài (là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài).

DN phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Có nghĩa là khách hàng trung thành sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, nhà quản trị DN hoặc giám đốc tài chính sẽ nắm rõ hơn dòng tiền của công ty. Việc chi quá nhiều vào bán hàng sẽ giúp DNNVV có được lợi nhuận nhưng rất thấp. Giám đốc tài chính cần xem xét chi phí nào cần chi, chi phí nào cần hạn chế... Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu - chi sẽ ảnh hưởng tới tài chính DN.

Ba là, tính toán lợi nhuận không chính xác: Tính toán lợi nhuận không chính xác là một trong những “lỗi phổ biến” của các DN. Không lường trước hoặc hình dung ra các chi phí phát sinh (phí giao dịch, phí vận chuyển thay đổi theo từng đơn đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí lợi nhuận) khiến cho mục tiêu lợi nhuận bị phá sản.

Đa số DN cho rằng, họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong giao dịch, nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước. Do vậy, theo các chuyên gia quản lý tài chính, dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm nhằm giúp DN định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

Bốn là, chậm trễ thanh toán: Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại tới DN. Không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh DN và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Theo các chuyên gia tài chính, trong phạm vi khoảng 3 tháng, cách tốt nhất là DN nên thường xuyên giải quyết thanh toán. Như vậy, nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì sẽ cản trở đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN.

Năm là, chưa chú trọng trong việc nộp thuế trong kế hoạch tài chính: Thuế là nghĩa vụ DN phải thực hiện với Nhà nước đúng thời hạn. Bất cứ khi nào DN bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, đều có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh và uy tín của mình. Do đó, DN phải tính toán chính xác việc nộp thuế trong kế hoạch tài chính của mình. DN có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế trong trường hợp các giám đốc tài chính không am hiểu về phần này.

Thông thường, việc xác định các khoản thuế thường mang tính chuyên môn cao và áp dụng theo từng thời điểm dựa trên thay đổi chính sách của Nhà nước. Do vậy, việc tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia thuế là rất quan trọng, vì nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải thực hiện trong năm tiếp theo.

Ngoài ra, sự thay đổi về chính sách thuế, trong  đó có thuế thu nhập DN, thuế giá trị gia tăng... cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính của DN. Tuy nhiên, xu hướng thay đổi là động thái tất yếu của Chính phủ các nước nhằm phù hợp với tình hình kinh tế vĩ mô của đất nước.

Do vậy, cộng đồng DN cần làm quen với điều này thông qua việc có kế hoạch bổ trợ cho những bất ổn bên trên, đặc  biệt giám  đốc tài chính phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân đối  chính xác  nguồn  chi tiêu hợp lý. Hệ thống quản lý tài chính DN là một chức năng được sử dụng để quản lý tài nguyên, cơ sở vật chất và tài sản tài chính của DN.

Do vậy, các công ty vừa và lớn nên cân nhắc thuê kế toán hoặc nhà  phân tích kinh doanh để xử lý nhiệm vụ này. Còn các chủ DNNVV thường tự tiến hành phân tích tài chính DN mình.

Giải pháp nâng cao hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Dù DN có quy mô thế nào, hoạt động trong lĩnh vực gì, để nâng cao hiệu quả trong quản lý tài chính, cần tuân theo 7 nguyên tắc quản lý tài chính sau:

Quản lý tài chính một cách có hệ thống: quản lý tài chính DN một cách có hệ thống, khoa học và hợp lý là tiền đề để tạo thịnh vượng cho DN. Các thẻ tín dụng, tài khoản ngân hàng, các khoản vay cá nhân và tổ chức, tài khoản người môi giới, thế chấp, quỹ lương... đều phải được thống kê và theo dõi liên tục.

Đặc biệt, hiện nay, có nhiều phần mềm kế toán, phần mềm quản lý DN như ERP có thể cung cấp giải pháp quản lý tài chính toàn diện, giúp DN theo dõi các khoản mục trên, thực hiện thanh toán đúng thời hạn, đưa ra các quyết định chi tiêu và nhiều chức năng khác. Khi cung cấp tài khoản và số dư của mình vào phần mềm quản lý ngân sách, nhà quản trị DN không bị mất nhiều thời gian để sắp xếp và xử lý số liệu, có thể tập trung vào việc lên kế hoạch và đưa ra các chiến lược.

Thực hiện nguyên tắc chi ít hơn thu: Các phần mềm quản lý tài chính DN cung cấp các công cụ mạnh mẽ  nhằm giúp theo dõi và lập ngân sách chi tiêu để từng bước đạt được các mục tiêu dài hạn. Khi biết cách theo dõi tài chính và biết đang chi  tiêu lãng  phí ở đâu, nhà quản trị DN sẽ kiểm soát tốt tình hình tài chính. Cách tốt nhất để đảm bảo có thể giải quyết tất cả các khoản nợ hoặc tránh nợ nần ngay từ đầu, đó là không bao giờ chi tiêu nhiều hơn lợi  nhuận thu về.

Tận dụng nguyên lý giá trị thời gian của tiền tệ: Giá trị thời gian của tiền thể hiện sự thay đổi giá trị của tài sản DN  theo thời gian, phụ thuộc  vào  lãi suất và các yếu tố khác. Đối với hoạt động của DN, lợi nhuận luôn là yếu tố hàng đầu. Do vậy, tiền nhàn rỗi của DN thường được quay vòng và đầu tư liên tục để tại ra lợi nhuận.

Nói cách khác, liên tục đầu tư các khoản tiền nhàn rỗi là nguyên tắc bắt buộc trong quản lý tài chính để tạo ra lợi nhuận cho DN. Rõ ràng, một khi tận dụng được nguyên lý giá trị thời gian của tiền tệ, dòng tiền của DN sẽ hiệu quả hơn, các khoản đầu tư hiệu quả, có tỷ suất lợi nhuận cao sẽ tạo ra lợi nhuận lớn và củng cố cho sức mạnh tài chính của DN.

Hạn chế nợ đối với tài sản tạo thu nhập (tiêu sản): Trong khái niệm của đầu tư, tiêu sản là những gì DN bỏ tiền để sở hữu chúng, sau đó lại phải tiếp tục bỏ tiền ra để “nuôi” hoặc duy trì. Các tiêu sản bao gồm: nợ vay ngân hàng (chi phí sử dụng vốn), nợ thẻ tín dụng, tiền thuê nhà và cơ sở vật chất, các tài sản bị hao mòn khác, thuế…

Các chi phí này sẽ tăng dần theo thời gian mà DN sở hữu hoặc sử dụng các loại tiêu sản đó phải chi trả. Do đó, DN cần hạn chế nợ đối với các loại tiêu sản này, thay vào đó, có thể dồn tiền vào vào các danh mục đầu tư hoặc gia tăng giá trị theo thời gian, như: Bất động sản, các khoản đầu tư tài chính, đào tạo nhân viên hoặc xây dựng văn hóa công ty...

Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lợi: Trong hoạt động đầu tư kinh doanh của DN, một nguyên tắc luôn phổ biến trong mối quan hệ giữa rủi ro và lợi suất, đó là: Mức rủi ro thấp sẽ đi kèm với một tỷ suất sinh lợi thấp, ngược lại,  rủi  ro  cao  hơn  sẽ đi kèm với tỷ suất sinh lợi cao hơn.

Nói cách khác, nguyên tắc này cho thấy một khoản tiền đầu tư chỉ có thể đạt được mức sinh lợi cao, khi nhà quản lý tài chính  DN có đủ khả năng chấp nhận khả năng thua lỗ tương ứng. Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro, DN có thể đa dạng hóa danh mục đầu tư hoặc danh mục sản phẩm sản xuất.

Quan tâm đến công tác thuế: Về nguyên tắc, bất kỳ khoản thu nhập nào thể hiện trên các giao dịch của DN đều bị đánh thuế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của DN đối với trách nhiệm đóng thuế cho Nhà nước. Tuy nhiên, ở góc độ quản lý, nhà quản lý tài chính của DN cần có cái nhìn rộng hơn, chẳng hạn, xét các tác động thuế liên quan cho mỗi khoản đầu tư, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn. 

Luôn có phương án dự phòng: Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN, với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, DN phải đối mặt với không ít rủi ro khó lường trước. Do vậy, DN luôn duy trì các quỹ tiết kiệm dự phòng, dự trữ và sử dụng các dịch vụ bảo hiểm để có thể vượt qua các khủng hoảng   bất ngờ do làm ăn thua lỗ hoặc do bất khả kháng  như thiên tai, hỏa hoạn…

Việc luôn có các khoản tài chính dự phòng sẽ giúp DN phòng ngừa được rủi ro và có khả năng chống đỡ nếu rủi ro xảy ra. Tuy nhiên, tỷ lệ các khoản dự phòng bao nhiêu trong cơ cấu ngân sách tài chính hợp lý là điều phải cân nhắc, tính toán để đảm bảo rằng những rủi ro tài chính bất ngờ không làm hỏng mục tiêu dài hạn và an toàn tài chính của DN.

Tóm lại, quản lý tài chính hiệu quả sẽ giúp nhà quản trị DN đưa ra các quyết định hợp lý để đạt được các mục tiêu kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận cũng như làm tăng giá trị DN, khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Do vậy, để quản lý tài chính tốt, nhà quản trị DN cần trang bị cho mình các kiến thức tài chính, kỹ năng kinh doanh để tránh sai lầm không đáng có nhằm dẫn dắt DN vượt qua các giai đoạn khó khăn, đặc biệt trong giai đoạn bị ảnh hưởng do đại dịch Covid-19. Từ đó, có  thể  giúp DN  phát triển  bền vững, đủ sức cạnh tranh trên thị trường.                                                     

Tài liệu tham khảo:

1. Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Sách Tài chính dành cho người quản lý, Biên dịch, NXB Tổng hợp Hồ Chí Minh;
2. Bí quyết quản lý tài chính hiệu quả trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, https:// edu.vn/bi-quyet-quan-ly-tai-chinh-hieu-qua-trong-doanh- nghiep-vua-va-nho/;
3. CEO quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ sao cho hiệu quả?, https://vinno.vn/tin-tuc/quan-ly-tai-chinh-doanh-nghiep-vua-va-nho;
4. Trí thức trẻ (2014), 10 điều nên và không nên làm khi quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ, https://cafebiz.vn/quan-tri/10-dieu-nen-va-khong-nen-lam- khi-quan-ly-tai-chinh-doanh-nghiep-nho-2014072812150965012.chn.

Trích nguồn

ThS. Nguyễn Hồng Tuấn, Khoa Tài chính - Ngân hàng Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh