Sau những cuộc khủng hoảng toàn cầu, các DN đang định hình lại chiến lược để duy trì tăng trưởng kinh doanh bền vững theo những cách mới, đồng thời tiếp tục tìm kiếm cơ hội tạo ra giá trị cho DN. Kiểm toán hoạt động (KTHĐ) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trên hành trình này.
Chia sẻ với DN về kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ
“4E” trong kiểm toán hoạt động
Nhiều lãnh đạo DN tập trung vào việc tìm hiểu các vấn đề cốt lõi và tìm kiếm các sáng kiến có tác động tích cực đến các hoạt động nội bộ, ví dụ như chuẩn hóa quy trình vận hành, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong DN, chuyển đổi số… Để thực hiện được các mục tiêu này, KTHĐ giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và đánh giá, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực tài chính mà còn bao gồm nhiều lĩnh vực và hoạt động khác của DN. KTHĐ giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn hiện trạng vận hành DN, từ đó tìm kiếm cơ hội kiến tạo những thay đổi đột phá.
Là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của kiểm toán nội bộ, KTHĐ được thực hiện nhằm đánh giá tính hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực trong DN hướng tới việc đạt được mục tiêu mà ban lãnh đạo DN đã đề ra.
Theo Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ (IIA), KTHĐ khác với các loại kiểm toán nội bộ còn lại ở chỗ: Ngoài việc đánh giá sự tuân thủ quy định hoặc kiểm tra hệ thống kiểm soát của DN, KTHĐ còn có mục tiêu là rà soát “4E” của DN: Tính hiệu quả (Effiency), tính kinh tế (Economy), sự hữu hiệu (Effectiveness) và sự phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức (Ethic). Trong đó, tính hiệu quả có liên quan đến mối quan hệ giữa các hàng hóa và dịch vụ được sản xuất (kết quả đầu ra) và nguồn lực được sử dụng (yếu tố đầu vào). Hiệu quả ở đây chính là việc “làm đúng mọi thứ” thông qua các chỉ tiêu năng suất đạt được.
Tính kinh tế có thể định nghĩa là việc giảm thiểu chi phí sử dụng các nguồn lực (con người, vật liệu, thiết bị…) nhưng vẫn đảm bảo chất lượng kết quả đầu ra. Sự hữu hiệu là một khái niệm hướng đến đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu đã định trước. Do đó, điểm quan trọng trong kiểm toán sự hữu hiệu là phải xem xét giữa kết quả mong đợi trong kế hoạch với kết quả thực tế đã được triển khai. Sự phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức là tiêu chuẩn của hành vi đạo đức và văn hóa ứng xử trong DN. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các kiểm soát và do đó ảnh hưởng đến các yếu tố khác.
Cũng giống như các loại kiểm toán khác, KTHĐ bao gồm một chuỗi các công việc hoặc thủ tục cần thiết có mối quan hệ mật thiết với nhau, từ việc xác định mục tiêu, kết quả kỳ vọng đến việc định vị vị trí hiện tại, đồng thời so sánh, đánh giá ảnh hưởng và xác định những công việc hoặc những hành động cải tiến cần làm để tạo ra thay đổi tích cực cho DN.
Bản chất và giá trị của kiểm toán hoạt động trong doanh nghiệp
Có thể thấy rằng, việc xác định tiêu chuẩn, chuẩn mực để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả hay sự hữu hiệu của các hoạt động trong DN là tương đối khó khăn khi việc lượng hóa các yếu tố trên thành các tiêu chuẩn để đánh giá là một việc mang tính chất chủ quan cao. Do đó, để thực hiện cuộc KTHĐ, kiểm toán viên phải có hiểu biết về nhiều lĩnh vực khác nhau như: kế toán, tài chính, kinh tế… cũng như am hiểu sâu sắc về tình hình thực tế tại đơn vị. Ngoài ra, lãnh đạo DN cần có hiểu biết rõ ràng về giá trị mà KTHĐ có thể mang lại, từ đó hướng tới việc xây dựng chức năng kiểm toán nội bộ phù hợp.
Trong đó, KTHĐ được coi như một hoạt động quan trọng giúp ban lãnh đạo DN xem xét, đánh giá: Liệu hoạt động kinh doanh có được quản lý theo tính kinh tế, tính hiệu quả, sự hữu hiệu và sự phù hợp với tiêu chuẩn đạo đức? Hệ thống quy trình và các hoạt động kiểm soát hiện hành có giúp DN bảo tồn giá trị và đạt được những mục tiêu chiến lược hay không? Liệu DN, ngoài việc đảm bảo việc tuân thủ trong hoạt động, có thể tìm kiếm được những cơ hội cải tiến thực sự không?
Giá trị của kiểm toán nội bộ là xác định nguyên nhân của sự khác biệt giữa “hiện trạng đang có” và “kỳ vọng nên có”, từ đó đưa ra những đề xuất và hành động cải tiến giúp gia tăng giá trị cho DN. Đây là bản chất quan trọng của KTHĐ.
Lãnh đạo DN và các nhân viên phụ trách một mảng hoạt động nhất định sẽ có hiểu biết chuyên sâu hơn về chủ đề kiểm toán so với kiểm toán viên nội bộ. Do đó, việc phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo DN và các bên liên quan trong mỗi cuộc kiểm toán để xác định nguyên nhân gốc rễ là rất cần thiết. DN cần tổ chức các buổi hội thảo bao gồm sự tham gia của kiểm toán viên nội bộ và nhân sự chủ chốt từ các đơn vị kinh doanh, điều này sẽ giúp ban lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán có một cái nhìn tổng thể về tính kinh tế, tính hiệu quả, sự hữu hiệu của hệ thống quản lý và hoạt động thông qua những kiến nghị, đánh giá được nêu ra trong báo cáo kiểm toán.
James Harington – một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị tổ chức – đã từng nói: “Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được”. Các giá trị mà KTHĐ mang lại, chẳng hạn như việc xác định những hoạt động trong hệ thống quản lý và kiểm soát cần được cải tiến hay tư vấn chuyên sâu về hoạt động và quy trình thực hiện… sẽ giúp tạo ra cơ hội cải tiến hệ thống quản lý và hoạt động của DN, mang lại những giá trị lâu dài, giúp DN phát triển bền vững và thu hút nguồn vốn đầu tư, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam được định hướng là một trong những trọng điểm đầu tư ở châu Á./.
Trích nguồn
Đào Thanh Hương