Địa điểm tổ chức cuộc họp HĐQT (Ảnh minh hoạ)
Cuộc họp Hội đồng quản trị là cuộc họp quyết định những vấn đề quan trọng của công ty. Với đặc điểm này, nhiều người băn khoăn, liệu có bắt buộc họp hội đồng quản trị tại trụ sở chính?
1. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức ở đâu?
Khoản 6 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
- “6. Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
- Thông báo mời họp Hội đồng quản trị có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.”
Như vậy, chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp cho các thành viên HĐQT, trong đó phải nêu rõ về thời gian và địa điểm họp. Địa điểm họp không được quy định là bắt buộc phải họp tại trụ sở chính của công ty.
Theo đó, Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT có thể tự do quyết định lựa chọn địa điểm họp HĐQT.
2. Điều kiện, trình tự tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị
2.1. Điều kiện tổ chức cuộc họp HĐQT
Theo khoản 2 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, HĐQT họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.
Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định trên không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
Bên cạnh đó, Chủ tịch HĐQT có thể triệu tập họp HĐQT nhưng chỉ trong một số trường hợp sau đây:
– Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập HĐQT;
– Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
– Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
– Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
2.2. Trình tự tổ chức cuộc họp HĐQT
Theo khoản 6, 7, 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, trình tự tổ chức cuộc họp HĐQT được quy định cụ thể như sau:
Bước 1: Gửi thông báo triệu tập họp
Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
Lưu ý: Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.
Bước 2: Tổ chức cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT.
Như vậy, công ty không bắt buộc phải tổ chức cuộc họp HĐQT tại trụ sở chính. Cuộc họp HĐQT chỉ cần đáp ứng về điều kiện tổ chức và trình tự thực hiện.
Trích nguồn
Tham vấn bởi: Luật sư Đỗ Quang Hưng