Công ty tự đóng dấu sao y bản chính trên giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn được không? Hiện nay, pháp luật quy định như thế nào về vấn đề này?
Doanh nghiệp có quyền sao y bản chính không?
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Theo đó, bản sao y bản chính chính là bản sao chứng thực từ bản chính. Bản sao chứng thực từ bản chính là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Chỉ các cơ quan, tổ chức sau có thẩm quyền chứng thực:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Phòng Tư pháp);
– UBND xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã);
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);
– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
Như vậy, doanh nghiệp không có quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn… hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính như đã nêu trên.
công ty tự đóng dấu sao y bản chínhCông ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ được không? (Ảnh minh họa)
Sao y bản chính không phải là cấp bản sao từ sổ gốc
Có không ít ý kiến cho rằng, sao y bản chính bao gồm bản sao chứng thực từ bản chính và bản sao từ sổ gốc.
Từ đó, lý giải việc công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính căn cứ theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Theo đó, công ty muốn đóng dấu sao y bản chính lên hợp đồng cũng như các giấy tờ khác do doanh nghiệp tự ban hành được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty thì có quyền sao y bản chính đó.
Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì không được phép sao y bản chính.
Tuy nhiên, việc giải thích có điểm chưa hợp lý, theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì trình tự cấp bản sao từ sổ gốc, người yêu cầu phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực và cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu.
Sổ gốc phải là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Như vậy, có thể hiểu, sổ gốc phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền lập ra. Do đó, doanh nghiệp không có thẩm quyền lập sổ gốc và đương nhiên cũng sẽ không thể cấp bản sao từ sổ gốc.
Căn cứ vào những điều đã phân tích ở trên, có thể khẳng định, doanh nghiệp không có quyền đóng dấu sao y bản chính.
Hậu Nguyễn