Địa chỉ trên hóa đơn có thể viết tắt không? Trong quá trình lập hóa đơn, nhiều trường hợp khách hàng có tên, địa chỉ dài, không thể ghi hết trên một dòng. Các trường hợp này kế toán có được viết tắt không? Kế toán có thể căn cứ theo quy định tại Luật Kế toán năm 2015, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC để nắm được phương thức trình bày với các tiêu thức có nội dung dài trên hóa đơn.
Quy định về viết tắt tiêu thức địa chỉ trên hóa đơn.
1. Địa chỉ trên hóa đơn có được viết tắt không?
Căn cứ theo Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi Điểm b, Khoản 2, Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong quá trình lập hóa đơn, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua, người bán phải được viết đầy đủ, trường hợp viết tắt phải đảm bảo xác định chính xác danh tính của người mua, người bán.
Nếu tên, địa chỉ của người mua quá dài, kế toán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo xác định đầy đủ và chính xác số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp trùng khớp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
|
STT |
Từ được phép viết tắt |
Cách viết tắt theo Thông tư 26/2015/TT-BTC |
|
1 |
Xã |
X |
|
2 |
Phường |
P |
|
3 |
Thị trấn |
TT |
|
4 |
Thị xã |
TX |
|
5 |
Quận |
Q |
|
6 |
Huyện |
H |
|
7 |
Thành phố |
TP |
|
8 |
Việt Nam |
VN |
|
9 |
Cổ phần |
CP |
|
10 |
Trách nhiệm hữu hạn |
TNHH |
|
11 |
Khu công nghiệp |
KCN |
|
12 |
Sản xuất |
SX |
|
13 |
Chi nhánh |
CN |
Như vậy, theo quy định đã nêu ở trên nếu địa chỉ trên hóa đơn quá dài, kế toán được phép viết ngắn gọn, viết tắt một số danh từ thông dụng theo bảng trên. Việc viết tắt phải đảm bảo đúng quy định, nhằm xác định chính xác và phù hợp địa chỉ so với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Ví dụ: Công ty trách nhiệm hữu hạn Phát triển Công nghệ Thái Sơn có địa chỉ theo đăng ký kinh doanh tại Số 99B tổ 70 Hồ Quỳnh – Phường Thanh Nhàn – Quận Hai Bà Trưng – Thành Phố Hà Nội – Việt Nam.
Khi viết hóa đơn xuất cho công ty thì bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thể viết tắt tên và địa chỉ của công ty như sau:
“Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Số 99B – tổ 70 Hồ Quỳnh – P. Thanh Nhàn – Q. Hai Bà Trưng – TP. Hà Nội – VN”.
Một số danh từ về địa chỉ được phép viết tắt trên hóa đơn.
2. Các tiêu thức không được viết tắt trên hóa đơn
Theo Khoản 3, Điều 18, Luật Kế toán, khi viết các tiêu thức trên hóa đơn, kế toán cần lưu ý:
- Nội dung kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán là tiêu thức không được viết tắt, không tẩy xóa và sửa chữa.
- Chứng từ đã tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
- Trường hợp viết sai chứng từ kế toán thì xử lý bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.
Ngoài ra, một số nội dung khác cần lưu ý khi lập chứng từ kế toán gồm:
- Chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
- Nếu chưa có mẫu chứng từ kế toán, đơn vị được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
- Nội dung hóa đơn phải được viết bằng bút mực không bay màu, không dùng bút đỏ, chữ và số phải liên tục không ngắt quãng.
- Phần hóa đơn để trống phải gạch chéo.
3. Hóa đơn ghi thiếu địa chỉ có được chấp nhận hay không?
Trường hợp thông tin của người mua, người bán quá dài, kế toán có được phép không ghi đầy đủ địa chỉ hay không?
Hóa đơn ghi thiếu thông tin về Phường, Tỉnh, Thành Phố
Căn cứ theo Công văn 2186 của Tổng cục Thuế trả lời thắc mắc của Công ty cổ phần xây lắp Cao Bằng:
“Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế người mua và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ trên hóa đơn chỉ ghi “V139, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng” không ghi địa chỉ “tỉnh Cao Bằng” nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của người mua và địa chỉ của người bán và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.
Tổng cục Thuế trả lời Công ty được biết./.”
Mặt khác, theo Công văn số 2759/TCT-CS của Tổng cục Thuế trả lời Công ty TNHH Change Interaction:
“Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế Công ty và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ Công ty trên hóa đơn ghi thiếu thông tin “Phường Bến Thành” hoặc ghi thiếu thông tin “thành phố Hồ Chí Minh” nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của Công ty và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế. Công ty và bên bán phải lập biên bản điều chỉnh về sai sót về địa chỉ người mua và không lập hóa đơn điều chỉnh.”
Như vậy, theo hai Công văn nêu trên, trường hợp doanh nghiệp ghi thiếu các tiêu thức về địa chỉ như “Tỉnh, Thành phố, Phường” nhưng vẫn đúng mã số thuế, đảm bảo xác định đúng địa chỉ của người mua, người bán và các nội dung khác trên hóa đơn thì hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh địa chỉ, không lập hóa đơn điều chỉnh.
Hóa đơn thiếu một số tiêu thức về địa chỉ vẫn được chấp nhận nếu xác định chính xác người bán, người mua.
Hóa đơn ghi thiếu chữ “Việt Nam” có được chấp nhận không?
Theo Công văn 74297/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội trả lời chính sách thuế:
“Căn cứ quy định nêu trên, Cục thuế TP Hà Nội hướng dẫn Độc giả như sau:
Trường hợp Công ty của Độc giả nhận được các hóa đơn của người bán hàng, tiêu thức “địa chỉ” của người mua viết thiếu cụm từ “Việt Nam” vẫn đảm bảo xác định đúng người mua, người bán thì vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ khi khấu trừ thuế GTGT.
Nếu còn vướng mắc, đề nghị Độc giả liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải đáp cụ thể.
Cục thuế TP Hà Nội trả lời để Cổng thông tin điện tử – Bộ Tài chính được biết và hướng dẫn Độc giả thực hiện./.”
Như vậy, tương tự như các trường hợp hóa đơn thiếu thông tin địa chỉ phường, tỉnh, thành phố, nếu hóa đơn thiếu chữ “Việt Nam” mà vẫn đảm bảo xác định đúng người mua, người bán thì vẫn được chấp nhận.
Trên đây là một số thông tin, quy định quan trọng giải đáp vấn đề: Địa chỉ trên hóa đơn có thể viết tắt không? Kế toán được phép viết tắt một số danh từ khi ghi tiêu thức địa chỉ nhưng cần đảm bảo xác định địa chỉ của người mua, người bán chính xác theo đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Theo Einvoice.vn