Kinh nghiệm kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng

Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng là hai thủ tục hoàn toàn tách biệt. Tuy nhiên, nếu không nắm chắc bản chất của hai thành phần này sẽ rất dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến thủ tục kiểm toán phức tạp. Để có thể tiến hành thực hiện kiểm toán phần hành chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán có thể tham khảo các thông tin sau.

Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng.

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng là gì?

Theo Luật Kế toán năm 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp.
Tùy theo loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ khác nhau. Chi phí quản lý doanh nghiệp thể hiện trong tài khoản 642 và bao gồm các khoản:

Chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng.
Chi phí vật liệu quản lý.
Chi phí nhân viên quản lý.
Thuế, phí, lệ phí.
Chi phí dự phòng.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bằng tiền khác.

Chi phí bán hàng (CPBH) là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Chi phí bán hàng được thể hiện bằng tài khoản 641 và bao gồm các khoản sau:

Chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Chi phí vật liệu bao bì.
Chi phí nhân viên bán hàng.
Chi phí bảo hành.
Chi phí bằng tiền khác.

2. Mục tiêu của kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng

Kiểm toán chi phí bán hàng, kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một phần hành quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Hai thành phần chi phí này là những chi phí gián tiếp đối với quá trình sản xuất nhưng lại là chỉ tiêu trực tiếp để xác định thu nhập chịu thuế.
Kiểm toán chi phí bán hàng, kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xác minh tính trung thực, mức độ tin cậy của các khoản mục chi phí, trình bày các khoản chi phí trên báo cáo tài chính nhằm đảm bảo tính đầy đủ, đúng đắn và hợp lý theo quy định của chuẩn mực kế toán. Đồng thời, kiểm toán 2 thành phần này sẽ cung cấp những thông tin quan trọng, tài liệu có liên quan để làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán nhiều khoản mục khác.
Để đạt được mục tiêu nói trên, kiểm toán viên cần phải khảo sát và đánh giá lại hiệu lực thực tế của hoạt động kiểm toán nội bộ đối với các khoản chi phí để làm cơ sở thiết kế và thực hiện các khảo sát cơ bản nhằm đạt được mục tiêu:

Kiểm tra xem các khoản chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ đúng khoản mục hay không.
Kiểm tra việc tính toán và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn và hợp lý, nhất quán hay không.
Kiểm tra việc trình bày và công bố chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính đã đúng đắn hay chưa.

3. Cần chuẩn bị những gì để kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng?

Để tuân thủ đúng các thủ tục kiểm toán hai phần hành này, kiểm toán viên cần yêu cầu kế toán doanh nghiệp trình ra những tài liệu, hồ sơ sau:

Các chứng từ gốc: Bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ vật liệu, phiếu chi.
Sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan: Sổ TK 641, TK 642, TK 334,…
Bảng tổng hợp phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng.
Chính sách bán hàng, quy chế ưu đãi (nếu có áp dụng).
Các hóa đơn và chứng từ liên quan,…

Chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm toán.

4. Quy trình kiểm toán CPQLDN và kiểm toán CPBH

Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng là một phần không thể thiếu của kiểm toán báo cáo tài chính và gồm 3 bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Để lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên cần tìm hiểu các thông tin sau:

Tìm hiểu các thông tin cơ bản của khách hàng: ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc thù bộ máy quản lý, điều lệ công ty, văn bản pháp luật công ty đang áp dụng,..
Phân tích sơ bộ: Kiểm toán viên cần đối chiếu, so sánh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tiêu chí như giữa kỳ này và kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, so sánh đơn vị với các đơn vị khác cùng ngành,….
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và đánh giá rủi ro.
Thiết kế chương trình kiểm toán.

Bước 2: Thực hiện kiểm toán

Để thực hiện kiểm toán đối với hai phần hành chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, kiểm toán viên cần:

Kiểm tra tài liệu: Các chính sách bán hàng, quy định khách hàng, kiểm tra việc thực hiện các quy định.
Quan sát thực tế và xác minh tính hiệu quả trong bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra các khoản chi như chi phí quảng cáo, tiếp khách, hoa hồng, chi phí mua ngoài,… xem đã đủ chứng từ gốc, hóa đơn, chữ ký và dấu hợp lệ chưa.
Kiểm tra tài sản cố định đang được trích khấu hao đang được sử dụng cho bộ phận nào.
Kiểm tra trình tự xuất công cụ, dụng cụ, vật liệu phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình cộng sổ, chuyển sổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kiểm tra các nghiệp vụ được ghi trong sổ cái.

Quy trình kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bước 3: Đưa ra kết quả kiểm toán

Ở giai đoạn kết thúc quá trình kiểm toán, kiểm toán viên cần tổng hợp kết quả kiểm toán và đưa ra kết luận, trong đó có các kết luận về chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng:

Rà soát lại hồ sơ kiểm toán: Bao gồm toàn bộ các tài liệu, số liệu và thông tin thu thập được.
Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp giấy tờ giải trình.

Nếu các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng có sai phạm, kiểm toán viên sẽ đưa ý kiến về các sai phạm này trong báo cáo kiểm toán để doanh nghiệp có những điều chỉnh hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trên đây là một số kinh nghiệm kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp và kiểm toán chi phí bán hàng. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện kiểm toán nhằm nắm được, kiểm soát và đánh giá hiệu quả việc sử dụng chi phí vận hành trong hệ thống doanh nghiệp.

Trích nguồn