Tại khoản 1 Điều 47 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định Tài khoản 242- Chi phí trả trước dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau. Một trong các khoản chi phí của doanh nghiệp được phản ánh vào Tài khoản 242 là chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động (giai trước hoạt động được áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập có một số hoạt động trước khi đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính thức) của doanh nghiệp và thời gian được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
Tại khoản 1, khoản 2 Điều 91 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định:
Tài khoản 641- Chi phí bán hàng dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…
Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng…
Do câu hỏi của Quý độc giả không mô tả rõ là chi phí tổ chức hội nghị khách hàng để giới thiệu, quảng cáo sản phẩm của công ty có phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động hay không nên đề nghị Quý độc giả căn cứ vào các quy định nêu trên và thực tế của đơn vị để hạch toán kế toán phục vụ mục đích lập và trình bày báo cáo tài chính cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể sau:
Trường hợp 1: Nếu các chi phí quảng cáo để giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động thì doanh nghiệp được phản ánh chi phí quảng cáo này vào Tài khoản 242- Chi phí trả trước và thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
Trường hợp 2: Nếu các chi phí quảng cáo để giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp không phải phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động thì doanh nghiệp phản ánh các chi phí này vào Tài khoản 641- Chi phí bán hàng (Tài khoản 6418) và cuối kỳ kết chuyển sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 91 Thông tư số 200/2014/TT- BTC.