– Tại Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định:
“… Trường hợp giao dịch điện tử, hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước là chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính và được ký số theo quy định của pháp luật về chữ ký số hoặc được thực hiện các biện pháp khác đảm bảo giá trị pháp lý của bản gốc theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP.”
– Tại Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính:
+ Tại Khoản 2, Điều 5 quy định:
“2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
a) Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
b) Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.”
+ Tại Điều 6 quy định:
“1. Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử:
a) Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc
b) Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.
2. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện sau:
a) Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy;
b) Cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm về) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác thực quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.”
Căn cứ các quy định nêu trên,các hồ sơ thuộc thủ tục hành chính trong lĩnh vực kiểm soát chi NSNN quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ mà đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (trường hợp giao dịch điện tử) lập hồ sơ trên các Chương trình ứng dụng tại đơn vị giao dịch và được ký số theo quy định của pháp luật về chữ ký số hoặc được thực hiện các biện pháp khác đảm bảo giá trị pháp lý của bản gốc theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ. Đối với trường hợp gửi Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng, đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản để truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và thực hiện quét (scan) Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng (đã được ký và đóng dấu theo quy định) để chuyển đổi các hồ sơ giấy thành tệp điện tử theo định dạng “.pdf”; sau đó, gửi KBNN nơi đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.