Luật Kế toán năm 2003 trước đây và luật Kế toán năm 2015 hiện đang có hiệu lực đã phản ánh được những yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán với nhiều quy định đã đề cập đến thực hiện công tác kế toán trong môi trường số như: quy định về chứng từ điện tử; chữ kí điện tử; ứng dụng phần mềm kế toán trong quy trình kế toán; lưu trữ giữ liệu kế toán bằng các phương tiện điện tử…. Đây là những quy định thể hiện sự bám sát thực tiễn của khung pháp lý kế toán trong bối cảnh tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đối với công tác kế toán. Tuy nhiên, các quy định này chưa triệt để và chưa đi vào bản chất những thay đổi của kế toán trong bối cảnh ứng dụng công nghệ ở trình độ cao. Vì vậy, chúng tôi cho rằng, theo lộ trình hoàn thiện luật kế toán đã công bố trong chiến lược kế toán, kiểm toán Việt Nam đến năm 2030, luật kế toán cần có những nội dung sửa đổi căn bản gắn với những thay đổi trong quy định và đặc điểm của thông tin kế toán.
+ Nội dung công tác kế toán được quy định trong chương 2 của luật Kế toán năm 2015 bao gồm các quy định về chứng từ kế toán (mục 1), tài khoản và sổ kế toán (mục 2), Báo cáo tài chính (mục 3), kiểm tra kế toán (mục 4), kiểm kê tài sản, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán… Trong bối cảnh áp dụng chuyển đổi số ở mức độ cao thì nội dung công việc kế toán nên được quy định theo quy trình kế toán được thiết kế theo hệ thống thông tin kế toán. Vì vậy, chúng tôi đề xuất nội dung công việc kế toán gồm các quy định về thu nhận thông tin của kế toán; xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán, cung cấp thông tin kế toán…. Cụ thể một số đề xuất như sau:
Một, Các quy định về chứng từ kế toán
Luật kế toán hiện hành có quy định chi tiết về chứng từ kế toán. Tuy nhiên, các quy định về chứng từ kế toán chủ yếu được xây dựng trong điều kiện các đơn vị chủ yếu sử dụng chứng từ dạng vật chất (chứng từ bằng giấy). Trong đã luật đã có các quy định về chứng từ điện tử song các trường hợp này được xác định như các trường hợp riêng, không phổ biến. Trong bối cảnh công tác chuyển đổi số của các doanh nghiệp nói chung và trong công tác kế toán nói riêng đã được triển khai tương đối rộng, việc quy định về chứng từ kế toán nên xem xét theo định hướng sau:
– Quy định hiện hành: Quy định về chứng từ kế toán (Quy định về nội dung, lập chứng từ kế toán của chứng từ kế toán bao gồm cả quy định về chứng từ điện tử)
– Định hướng sửa đổi, bổ sung: Nội dung quy định về chứng từ kế toán nên chuyển thành mục đề cập đến “Thu nhận thông tin của kế toán”. Vì trong môi trường ứng dụng công nghệ có nhiều thông tin, dữ liệu đầu vào của kế toán không nhất thiết thể hiện trên các chứng từ kế toán truyền thống (chứng từ trên giấy hoặc là chứng từ là file dữ liệu). Với việc quy định về thu nhận thông tin đầu vào nói chung, luật cần quy định và nhấn mạnh đến:
+ Nên tiếp cận quy định bản chất của chứng từ kế toán là các thông tin được thu nhận thay vì tiếp cận hình thức chứng từ.
+ Yêu cầu đối với thông tin đầu vào như: tính khách quan, tính có thể kiểm chứng; tính toàn diện, tính hệ thống, tính kịp thời, đầy đủ…
+ Luật cần quy định về xác thực thông tin đầu vào của kế toán.
Hai, Quy định về kí chứng từ kế toán
– Quy định hiện hành: Quy định về chữ kí chứng từ kế toán bao gồm các quy định kí chứng từ dạng chứng từ giấy và kí chứng từ trong trường hợp chứng từ điện tử.
– Định hướng sửa đổi, bổ sung: Quy định về xác thực thông tin đầu vào của kế toán bao gồm: xác thực thông tin trên chứng từ kế toán có thể kí trực tiếp hoặc sử dụng chữ kí số hoặc các hình thức xác thực khác theo quy định. Ngoài ra, đối với các dữ liệu thống kê, dữ liệu ước tính từ các mô hình thống kê được sử dụng trong kế toán thì không cần thiết quy định về chữ kí số mà quy định các dữ liệu này cần được xác thực. Việc xác thực dữ liệu điện tử thông qua các mô hình xử lý dữ liệu đảm bảo tính tin cậy và khách quan của dữ liệu có thể thay thế cho việc kí các chứng từ, tài liệu kế toán.
Ba, Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán:
– Quy định hiện hành: Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán bao gồm các quy định về việc dùng chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán; xắp xếp chứng từ kế toán; tạm giữ, sao chụp, niêm phong chứng từ kế toán
– Định hướng hoàn thiện: Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số cần rà soát lược bỏ các quy định này mà nên quy định theo hướng quản trị cơ sở dữ liệu đầu vào của kế toán. Nội dung quản lý dữ liệu đầu vào có thể kế toán bao gồm:
+ Xác định loại dữ liệu đầu vào bao gồm dữ liệu cấu trúc và dữ liệu phi cấu trúc;
+ Thiết lập quy trình tiếp nhận dữ liệu đầu vào; quy trình chia sẻ, khai thác dữ liệu đầu vào;
+ Xác định bộ tiêu chí đánh giá, lọc dữ liệu đầu vào;
+ Quy định phân quyền tiếp nhận, khai thác, bảo mật và tiếp cận dữ liệu.
+ Các quy định khác..
Bốn, Các quy định về tài khoản kế toán
– Quy định hiện hành: Luật đưa ra các quy dịnh khá chi tiết về hệ thống tài khoản và tuân thủ hệ thống tài khoản.
– Định hướng sửa đổi, bổ sung: Nội dung quy định về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán nên chuyển thành mục đề cập đến “Xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán” trong đó cần nhấn mạnh đến:
+ Xử lý dữ liệu kế toán theo các tài khoản kể toán
+ Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số, không cần thiết quy định về hệ thống tài khoản kế toán bắt buộc và chỉ mang tính hướng dẫn.
+ Bên cạnh đó, việc tổ chức dữ liệu kế toán trong cơ sở dữ liệu phục vụ cho nhiều mục đích khai thác dữ liệu khác nhau (lập các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị theo mục tiêu quản trị của doanh nghiệp). Việc thiết lập hệ thống tài khoản cần gắn với việc tạo lập hệ thống các danh mục quản lý theo các đối tượng kế toán như: danh mục khách hàng, danh mục khoản mục chi phí, trung tâm chi phí; danh mục tài sản; danh mục khác…
Năm, Các quy định về sổ kế toán
– Quy định hiện hành: Quy định về sổ kế toán bao gồm các quy định chung về sổ kế toán; hệ thống sổ kế toán; quy định về mở sổ, ghi sổ, chữa sổ và khóa sổ kế toán..
– Định hướng sửa đổi, bổ sung: Để tạo thuận lợi và linh hoạt cho các đơn vị trong việc thiết kế hệ thống sổ kế toán phù hợp và ứng dụng công nghệ, công cần thiết quy định về hệ thống số kế toán được lựa chọn trong các hình thức sổ kế toán mà Bộ Tài chính quy định.
+ Quy định về ghi sổ kế toán cũng nên tập trung vào quy định về quản trị dữ liệu theo các tài khoản, các đối tượng, đảm bảo có thể kết xuất số liệu tổng hợp, chi tiết theo yêu cầu.
+ Việc chữa sổ kế toán cũng cần được quy định phù hợp với sửa chữa dữ liệu trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin. Không cần thiết phải quy định về các phương pháp chỉ thực hiện trên giấy như ghi cải chính…mà quy định sửa trực tiếp vào thông tin nhưng cần thiết phải lưu lại thông tin đã có sai sót để phục vụ cho công tác kiểm tra
Sáu, Các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán
– Quy định hiện hành: Quy định về các loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ; hình thức lưu trữ (lưu trữ bằng tài liệu bằng giấy hoặc lưu trữ dữ liệu điện tử; thời hạn lưu trữ; nơi lưu trữ và quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán.
– Định hướng sửa đổi, bổ sung: Nên tiếp cận hoàn thiện các quy định này theo hướng lưu trữ dữ liệu kế toán dưới dạng điện tử là chủ yếu. Không bắt buộc các doanh nghiệp, đơn vị phải in các tài liệu kế toán để lưu trữ. Tuy nhiên, việc lưu trữ tài liệu kế toán thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, đơn vị. Đơn vị có thể tự tổ chức lưu trữ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ tài liệu kế toán của các công ty cung cấp dịch vụ, phần mềm và các nền tảng lưu trữ dữ liệu kế toán.
+ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trong các trường hợp thông thường (không phải tài liệu liên quan đến an ninh quốc phòng) nên thống nhất chung là 10 năm;
+ Nên quy định thêm về lưu trữ tài liệu kế toán trong trường hợp doanh nghiệp tự lưu trữ và thuê lưu trữ tài liệu kế toán (điện toán đám mây)…
Luật kế toán là một công cụ quản lý Nhà nước quan trọng đối với lĩnh vực kế toán. Trong lần sửa đổi, bổ sung lần này, vấn đề mấu chốt là thể hiện được thực tiễn ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán ở các đơn vị cũng như thể hiện được sự chuyển dịch dần chức năng của kế toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường hội nhập quốc tế. Chúng tôi hy vọng rằng một số ý kiến được nêu ở trên sẽ có những đóng góp nhất định trong tiến trình hoàn thiện luật.