Công ty cho nhân viên nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì phải báo giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội? Chậm báo giảm lao động khi người lao động nghỉ ốm, công ty có bị phạt không?
1. Người lao động nghỉ ốm bao nhiêu ngày thì phải báo giảm?
Căn cứ Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trường hợp người lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản) thì người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động theo quy định.
Theo khoản 5 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nhưng vẫn được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế.
Để không phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động đối với các trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
Mặc dù cả công ty và người lao động nghỉ ốm đều không đóng bảo hiểm nhưng người này vẫn được hưởng quyền lợi về bảo hiểm y tế khi đi khám, chữa bệnh.
2. Thủ tục báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm nhiều ngày
Căn cứ hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, thủ tục báo giảm khi người lao động nghỉ ốm được thực hiện bởi người sử dụng lao động.
Hồ sơ giấy tờ và thủ tục báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm được thực hiện như sau:
Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ giấy tờ.
Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT).
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Hồ sơ được lập có thể làm dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử có ký số để nộp online.
Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ báo giảm lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang đóng bảo hiểm.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện/tỉnh nơi đang quản lý hồ sơ đóng bảo hiểm.
Hình thức nộp hồ sơ: Tùy chọn một trong các hình thức sau:
– Nộp online qua: Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc phần mềm của tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
– Nộp hồ sơ bản giấy qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý hồ sơ báo giảm.
Thời gian xử lý hồ sơ báo giảm lao động: 05 ngày, kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
3. Chậm báo giảm lao động khi người lao động nghỉ ốm, có sao không?
Hiện nay, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội không có điều khoản nào đề cập đến hành vi chậm báo giảm lao động.
Do đó, trường hợp chậm báo giảm lao động khi người lao động nghỉ ốm đau sẽ không bị phạt.
Tuy nhiên tại Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM đã khuyến cáo, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.
Vì vậy, khi người lao động nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng thì người lao động cần báo giảm luôn trong tháng đó. Người lao động báo giảm càng sớm càng tốt để tiện cho việc cơ quan bảo hiểm xử lý hồ sơ.
Trường hợp báo giảm muộn sang đến các tháng sau thì người sử dụng lao động sẽ phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm (theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Chính vì vậy để không phát sinh thêm chi phí không đáng có, người sử dụng lao động cần sớm thực hiện báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm.