Trong những ngày qua, triển khai giai đoạn 1 áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC tại 06 tỉnh, thành phố đang diễn ra hết sức khẩn trương và kịp thời theo kế hoạch.
Tuy nhiên, theo dõi các diễn đàn, hội nhóm Facebook, Zalo… Chúng tôi nhận thấy vẫn có nhiều doanh nghiệp, kế toán hoặc chưa sẵn sàng điều kiện hạ tầng để thực hiện đăng ký chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) Nghị định 123, hoặc còn tâm lý lo ngại phát sinh các vấn đề vướng mắc, lỗi trong giai đoạn đầu áp dụng.
1. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123
Theo quy trình chuyển đổi của các Cục thuế và Chi cục thuế 06 tỉnh thành, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
Nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký thông qua phần mềm hóa của các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo thời hạn cơ quan thuế thông báo. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế (chi tiết cách ghi nội dung theo mục 2 dưới đây).
Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:
– Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
– Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Lưu ý quan trọng khi cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi HĐĐT (Ảnh minh họa)
2. Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi chậm/không chuyển đổi theo thời hạn được không?
Theo thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp, người nộp thuế sẽ thực hiện các bước chuyển đổi và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 đúng thời hạn được thông báo.
Trường hợp vì lý do khách quan hay chủ quan (như phần mềm hóa đơn điện tử chưa kịp nâng cấp; doanh nghiệp đang làm thủ tục điều chỉnh đăng ký kinh doanh; thay đổi trụ sở, vp làm việc…) mà chưa thể thực hiện ngay việc đăng ký được thì doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế, cán bộ thuế để sắp xếp thời điểm phù hợp thực hiện việc đăng ký này.
Theo Chúng tôi cập nhật, đến thời điểm này cũng không có quy định nào về việc xử lý, xử phạt nếu doanh nghiệp, người nộp thuế chậm chuyển đổi, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
3. Doanh nghiệp, người nộp thuế cần lưu ý gì nếu chưa chuyển đổi khi nhận được thông báo của cơ quan thuế?
Mặc dù không có quy định về việc xử lý, xử phạt nếu doanh nghiệp, người nộp thuế chậm chuyển đổi, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng cần cập nhật các chính sách và quy định liên quan để thực hiện đầy đủ, kịp thời.
Theo đó, tại ý 2 Khoản 1, Điều 12 Thông tư 78 có quy định:
- Từ ngày Thông tư này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022, đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì cơ sở kinh doanh trên địa bàn có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Thông tư này theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế. Trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn
Theo quy định này, trường hợp doanh nghiệp, người nộp thuế chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, vẫn sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định trước sẽ phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT cùng thời điểm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp doanh nghiệp, người nộp thuế chậm hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế có thể sẽ thuộc phạm vi điều chỉnh của Điều 30, Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Trên đây, Chúng tôi đã có những tổng hợp và phân tích liên quan tới thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 của các doanh nghiệp khi nhận được thông báo của cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi HDĐT. Mong rằng thông qua bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp cập nhật các chính sách và quy định liên quan để thực hiện cho đúng và đầy đủ, tránh các rủi ro có thể phát sinh.
Trích nguồn
Tác giả: Lan Vũ
Tham vấn bởi: Luật sư Nguyễn Văn Tuấn