Ảnh: internet
Tổng Kiểm toán Nhà nước vừa ban hành Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN ngày 14/12/2020 thay thế Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN ngày 28/12/2016 về quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán.
Quy định này áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc KTNN được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán, các đoàn kiểm toán của KTNN, các kiểm toán viên, tổ chức và cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán, cộng tác viên KTNN, đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán.
Thành viên đoàn kiểm toán không phải là kiểm toán viên nhà nước khi tham gia đoàn kiểm toán phải áp dụng quy định này như kiểm toán viên nhà nước.
Quy định cụ thể hóa danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: hồ sơ kiểm toán chung của đoàn kiểm toán; hồ sơ kiểm toán chi tiết của tổ kiểm toán; hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của kiểm toán trưởng KTNN các chuyên ngành, khu vực và vụ trưởng các vụ tham mưu được giao nhiệm vụ chủ trì cuộc kiểm toán.
Theo Quy định, chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của đoàn kiểm toán, trưởng đoàn kiểm toán có trách nhiệm lập mục lục và nộp hồ sơ kiểm toán của đoàn kiểm toán vào lưu trữ tại phòng tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của kiểm toán trưởng được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của đoàn kiểm toán.
Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán vào lưu trữ tại phòng tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán.
Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày ra quy định giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết khiếu nại được đưa vào lưu trữ tại phòng tổng hợp thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán.
Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của kiểm toán trưởng KTNN các chuyên ngành, đơn vị tham mưu phải nộp vào lưu trữ của KTNN do Văn phòng KTNN quản lý; hồ sơ kiểm toán của KTNN các khu vực phải nộp vào lưu trữ của KTNN khu vực do Văn phòng KTNN khu vực quản lý.
Việc số hóa, tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành của KTNN về số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hồ sơ kiểm toán điện tử sau khi hết thời gian lưu trữ theo quy định sẽ được chuyển sang thiết bị lưu trữ lâu dài.
Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán khi có đề nghị của Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, cơ quan điều tra và các các cơ quan có liên quan theo quy định của pháp luật và các yêu cầu khác theo quy định của KTNN.
Chánh văn phòng KTNN quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của KTNN khi lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau và khi có yêu cầu giám định, kiểm tra chất lượng kiểm toán, giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, khiếu nại, tố cáo. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc KTNN quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn vị mình quản lý.
Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ được hủy theo quy định của KTNN, trừ trường hợp có quyết định xem xét lại việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quy trình tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được thực hiện chung theo quy định tại Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của KTNN.
Chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của KTNN và các quy định khác có liên quan./.
Trích nguồn
Thùy Lê