Tham vấn bởi Luật sư Phạm Thanh Hữu
Chuyên viên pháp lý Tô Quốc Trình
Niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán là nội dung được quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016.
1. Quy định về niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán
Tại Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán như sau:
– Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định niêm phong tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật thì đơn vị kế toán và người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ niêm phong tài liệu kế toán phải lập "Biên bản niêm phong tài liệu kế toán". "Biên bản niêm phong tài nêu kế toán" phải ghi rõ: Lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của tài liệu kế toán bị niêm phong. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào "Biên bản niêm phong tài liệu kế toán".
– Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán thì đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán". "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: Lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán", đồng thời đơn vị kế toán phải sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
2. Quy định về các tài liệu kế toán sao chụp
Tại Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về các tài liệu kế toán sao chụp như sau:
– Tài liệu kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính. Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán lưu bản chính hoặc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán. Đơn vị kế toán chỉ được sao chụp tài liệu kế toán trong các trường hợp quy định tài khoản 2, 3, 4, 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
– Trường hợp đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp chứng từ kế toán bản chính cho nhà tài trợ nước ngoài thì chứng từ kế toán sao chụp sử dụng tại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế toán.
– Trường hợp dự án, chương trình, đề tài do một cơ quan, đơn vị chủ trì nhưng được triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí dự án, chương trình, đề tài. Trường hợp có quy định phải gửi chứng từ về cơ quan, đơn vị chủ trì thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng kinh phí thực hiện sao chụp chứng từ kế toán và gửi bản sao chụp có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị cho cơ quan, đơn vị chủ trì.
– Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
– Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
– Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được" đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.