Quyết toán thuế là nghĩa vụ bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp trong thời gian hoạt động kinh doanh. Quyết toán thuế định kỳ tại doanh nghiệp là một nghiệp vụ kế toán mà không doanh nghiệp nào mong đợi. Bởi lẽ lúc này DN của bạn phải làm việc trực tiếp cùng với cơ quan thuế. Khi có quyết định quyết toán, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì để hạn chế tối đa việc bị xử phạt “vô cớ”
Quyết toán thuế đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ hồ sơ kế toán đầy đủ, chuẩn xác và người giải trình phải có kinh nghiệm và kỹ năng quyết toán thuế.
1. Những việc làm mà cơ quan thuế thực hiện khi quyết toán thuế định kỳ tại doanh nghiệp
Khi tới kỳ quyết toán thuế định kỳ, cơ quan thuế sẽ tới doanh nghiệp và thức hiện những nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra, rà soát toàn bộ những tờ khai thuế do doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế trước đó
- Kiểm tra lại toàn bộ những chứng từ nộp thuế do doanh nghiệp gửi lên
- Xem lại toàn bộ sổ sách chứng từ thật tai doanh nghiệp để xem có sự chênh lệch về số liệu với tờ khai mà doanh nghiệp tự quyết toán thuế để thực hiện điều chỉnh tăng – giảm số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp.
- Sử dụng luật thuế để kiểm tra lại niên độ kế toán của doanh nghiệp xem đã chính xác chưa
- Doanh nghiệp phải giải trình toàn bộ những sai phạm của mình trước yêu cầu của cơ quan thuế nếu không giải trình được thì sẽ bị xử phạt các tội liện quan đến thuế.
2. Chứng từ cần chuẩn bị như thế nào trước khi quyết toán thuế định kỳ
Trước khi bước vào thời điểm quyết toán thuế định kỳ, kế toán cần chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ tài liệu gồm:
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp phải có:
- Giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế
- Nội quy, điều lệ hoạt động của doanh nghiệp
- Quy chế hoạt động của những đơn vị phụ thuộc áp dụng cho các: chi nhánh, văn phòng đại diện,hoặc xưởng sản xuất và kho hàng…
- Quy chế tài chính công ty gồm quy chế, lương nhân viên, tiền lương
Tiếp theo doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu kế toán:
- Báo cáo tài chính đầy đủ về số tổng hợp và những số chi tiết về chứng từ hóa đơn
- Khớp lại những chứng từ, hóa đơn còn thiếu để kiểm tra xem đã đầy đủ chữ ký chưa có cần ghi chép và xác nhận lại không, sửa lại hoặc bổ sung những chứng từ còn thiếu
- Xem lại hồ sơ lương của doanh nghiệp: các hợp đồng lao động, bảng lương, sổ bảo hiểm xã hội và hồ sơ quyết toán thuế TNCN
- Những hợp đồng kinh tế đầu vào và đầu ra kèm theo biên bản bàn giao gồm những công trình, hóa đơn cần quyết toán…
- Thu thập lại toàn bộ tài liệu hóa đơn liên quan tới việc: góp vốn, chi phí vay nợ, đầu tư và góp vôn vào công ty con
- Các chứng từ gồm giấy nộp tiền vào NSNN, các loại giấy nộp tiền, biên lại hóa đơn nộp tại tỉnh khác nếu có.
- Tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý và tính theo năm
3. Hướng dẫn sắp xếp lại hồ sơ tài liệu theo trình tự hợp đồng kinh tế và xếp theo chi phí trình tự thời gian
Khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp, phần lớn cán bộ thuế sẽ phạt những lỗi mà doanh nghiệp thường mắc phải phổ biến:
- Xác định sai thuế suất tính thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn
- Doanh nghiệp xuất hóa đơn chậm hơn với hồ sơ trên biên bản nghiệm thu và bàn giao
- Sử dụng hóa đơn đầu vào không rõ nguồn gốc
- Không đăng ký lại định mức tiêu hao nguyên vật liệu với cơ quan thuế
- Thông tin trên hóa đơn mua hàng không đáp ứng đủ yêu cầu của TT153/2010/TT-BTC
- Các chi phí thanh toán, tiền điện nước với bên thuê doanh nghiệp làm địa chỉ văn phòng, và xưởng sản xuất mà hóa đơn không chứng minh được là chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
- Các loại chi phí quảng cáo, tiếp khách, khuyến mãi và chi phí tiếp tân, khánh tiết của hội nghị để chi hỗ trợ biếu tặng … mà không liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trên hóa đơn chứng từ không đầy đủ chữ ký cần thiết hay không khớp các loại chứng từ .
- Quy chế nhân viên hoặc quy chế về tiền lương được tính không hợp lý hoặc không có quy chế
- Doanh nghiệp chưa chi trả hết tiền lương của năm trước mà chưa kịp thanh toán mà không chịu trích lập quỹ dự phòng tài chính để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau.
- Hồ sơ vay vốn doanh nghiệp không đủ tài liêu và chứng từ cần thiết
- Doanh nghiệp không đăng ký các phương pháp trích khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế
- Các loại khấu hao TSCĐ mà không sử dụng mục đích sản xuất, kinh doanh dịch vụ không phải của doanh nghiệp
- Khấu hao TSCĐ không thực hiện theo đúng thời gian quy định tại TT203/2009/TT-BTC hoặc chiếu theo quy định tại TT45/2013/TT-TBC đã quy định và khống chế lại về luật thuế
- Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi và tính giảm giá hàng tồn kho… không có căn cư để chứng minh rõ ràng
- Các khoản chi tài trợ, chi hỗ trợ thiên tại, giao dục từ thiện không có hồ sơ hoặc chi không đúng với đối tượng được hướng
- Không thực hiện phân bổ thuế GTGT hoặc tính khấu trừ thuế lại sai quy định trong số liệu báo cáo thuế khác với số liệu trên số sách kế toán
- Những số liệu ở số kế toán tổng hợp không khớp với BTC ngoài ta doanh nghiệp còn gặp phải một số lỗi phát sinh khác.
- Những sai sót và quy định khác trong đề nghị tham khảo cụ thể tại điểm 6 của TT số 123/2012/TT-BTC hướng dẫn thi hành tại nghị định số TT122/2011/ NĐ- CP.
Trên đây là toàn bộ công việc mà kế toán thuế phải thực hiện trước khi bước vào đợt quyết toán thuế định kỳ. Hy vọng, qua đây doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nghiệp vụ kế toán.
Trích nguồn