Trước khi sử dụng hóa đơn đặt in thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng.
Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn
Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về phát hành hóa đơn của tổ thức kinh doanh. Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
– Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
– Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm:
1 – Thông báo phát hành hóa đơn
Nội dung thông báo phát hành hóa đơn gồm:
+ Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)),
+ Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in),
+ Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử);
+ Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
2 – Hóa đơn mẫu
3 – Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in
Lưu ý:
– Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in thì cơ quan quản lý thuế trực tiếp sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không. (nếu có thì cần có quyết định của cơ quan thuế)
– Trường hợp trong 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế không trả lời thì doanh nghiệp không cần quyết định cho phép của cơ quan thuế.
Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Để nộp được báo thông báo phát hành hóa đơn qua mạng thì cần chuẩn bị:
1 – Chữ ký mẫu (token)
2 – Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (được lập theo hướng dẫn dưới đây)
3 – Mẫu hóa đơn và quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN để nộp kèm thông báo.
Để thông báo phát hành hóa đơn bản mềm nộp qua mạng cần chuẩn bị như sau:
Bước 1. Làm thông báo phát hành hóa đơn
– Đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)
– Chọn mục “Hóa đơn” và sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)“.
– Nhập các thông tin bắt buộc vào “Thông báo phát hành hóa đơn“.
– Sau khi nhập xong thì chọn: Kết xuất XML để có file nộp.
Sau khi có file thông báo phát hành hóa đơn thì đăng ký nộp thông báo (bước 2)
Bước 2. Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn
– Truy cập theo địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
– Đăng nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
– Chọn mục “Tài khoản” và “Đăng ký thêm tờ khai“.
– Sau đó chọn “Thông báo phát hành hóa đơn“.
– Ấn tiếp tục.
– Sau khi đăng ký xong thì chọn mục “Nộp tờ khai” và tải file lên.
Bước 3. Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
Phải Scan hóa đơn mẫu (theo bên nhà in cung cấp) và Quyết định được sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế (đính kèm trong file word).
– Sau khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn trên http://nhantokhai.gdt.gov.vn thì vào mục “Tra cứu” và chọn “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn“.
– Sau đó tải file word hóa đơn mẫu để nộp.
– Ký nộp.
Khắc Niệm