Giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử khiến nhiều kế toán bị nhiễu loạn thông tin và nhầm lẫn giữa khái niệm: hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy.
Bài viết sau đây sẽ làm rõ vướng mắc này để kế toán tránh những sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Ảnh minh họa. Nguồn: internet
1. Phân biệt “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” và “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy”
Về cơ bản, 2 loại hóa đơn trên đều được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhưng khác nhau về trường hợp sử dụng, tính pháp lý:
| Phạm trù so sánh |
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy |
| Quy định tại | Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC | Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP |
| Nguyên tắc sử dụng | Người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. |
Để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử |
| Giá trị pháp lý | có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử. | Chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119. |
| Hiệu lực áp dụng | Đến 31/10/2020 (Theo Thông tư 68/2019/TT0-BTC) | Từ 1/11/2020 |
2.1 Từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ được dùng để lưu trữ
Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện một số điều tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về tính hiệu lực của các văn bản pháp luật trước Nghị định 119 như sau:
“1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2019.
2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:
a) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
….
4. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính nêu tại Khoản 2 Điều này hết hiệu lực thi hành.”
Như vậy, từ giờ đến 31/10/2020 doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nhưng kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi và chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119)
Về thao tác thực hiện, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hoặc chứng từ giấy không có gì khác biệt. Tại phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng theo 2 cách:
- Chuyển đổi từng hóa đơn điện tử
- Chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử
Kế toán có thể xem hướng dẫn thực hiện chuyển đổi tại đây
Đây là quy định quan trọng khi kế toán doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp. Việc cập nhật kịp thời các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và tránh những sai lầm không đáng có.
Theo meInvoice.vn