Ảnh minh họa. Nguồn Internet
Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu vì nó mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và cơ quan quản lý như cắt giảm được chi phí, tiết kiệm được thời gian, an toàn, bảo mật và hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ…Vấn đề là làm thế nào để giải quyết những khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
1. Một số nội dung về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019-TT/BTC
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử ghi nhận hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, ba gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
1.2. Đối tượng áp dụng
– Tổ chức, doanh nghiệp (DN), hộ, cá nhân bán bang hóa, cung cấp dịch vụ
– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, đăng ký và sử dụng hóa đơn.
1.3. Hình thức hóa đơn và loại hóa đơn
Hình thức hóa đơn
Trước ngày 1/11/2020, các hình thức hóa đơn được áp dụng bao gồm: hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử (khuyến khích), nhưng từ ngày 1/11/2020, các DN chỉ được áp dụng duy nhất hình thức hóa đơn điện tử.
Loại hóa đơn
– Hóa đơn GTGT
– Hóa đơn bán hàng
– Tem, vé, thẻ, phiếu thu, phiếu xuất kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
1.4. Phân loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử gồm:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi hóa đơn cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Hóa đơn gửi cho người mua không cần mã của cơ quan thuế.
1.5. Nội dung hóa đơn điện tử
– Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có). Người mua không có mã số thuế thì không phải thể hiện mã soos thuế người mua; Bán hàng hóa, dịch vụ đặc thù: không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua; Khách nước ngoài đến Việt Nam: địa chỉ có thể được thay đổi bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có): Người mua, người bán có thể thỏa thuận về việc người mau đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký kiện tử trên hóa đơn. Một số trường hợp không cần chữ ký người mua:
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh;
• Bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
– Thời điểm lập: Thời điểmlập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, điện tử trên hóa đơn được hiển htij theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn, tại Điều 4 Thông tư này.
1.6. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung của hóa đơn điện tử
– Trên hóa đơn tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
– Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
– Hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhanah không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, tên, đia chỉ mã số thuê của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.
– Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơ không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, MST), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Chứng từ diện tử dịch vụ vận tải hàng không được xác định là hóa đơn điện tửu thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, MST, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
– Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử thì trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điệnt ử không thể hiện các tiêu thức người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, địa chỉ kho nhập hàng; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không thì trên hóa đơn không cần thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
1.7. Xử lý hóa đơn điện tử lập bị sai sót
a. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có sai sót sau khi cấp mã
Trường hợp chưa gửi cho người mua có sai sót:
– Người bán: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
– Lập hóa đơn điện tử mới gửi cơ quan thuế cấp mã hóa đơn mới thay thế.
– Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp đã gửi cho người mua có sai sót:
– Trường hợp 1: sai sít về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì thực hiện như sau:
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04.
Bước 3: Không phải lập lại hóa đơn.
– Trường hợp 2: Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04.
Bước 3: Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử đã cấp cps mã sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu số… số… ngày… tháng… năm gửi đến cơ quan thuế để cấp mã.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã được cấp mã có sai sót
– Thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.
– Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04, về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã.
– Cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo mẫu số 04 cho người bán. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
b. Xử lý hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế có sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót.
– Trường hợp: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì xử lý như sau:
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
Bước 2: Không phải lập lại hóa đơn.
Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế.
– Trường hợp: Sai sót về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc tên hàng hóa.
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế có dòng chữ “thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04, nếu dữ liệu hóa đơn đã gửi tới cơ quan thuế.
Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, cơ quan thuế phát hiện sai sót
– Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót.
– Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04 (nếu có) – Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn tới cơ quan thuế.
1.8. Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử
Bảo quản:
Bằng phương thức điện tử, người nộp thuế được lựa chọn hình thức bảo quản phù hợp
Lưu trữ:
– Bằng phương thức điện tử, người nộp thuế được lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp.
– Đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không sai lệch trong thời gian lưu trữ.
– Lưu trữ đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật về kế toán.
– In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Tiêu hủy:
– Khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán (nếu không có quy định khác của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền).
– Không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn chưa được tiêu hủy và hệ thống thông tin.
1.9. Hiệu lực bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo khoản 2, điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của nghị định này thực hiện xong với các DN, tổ chức kinh tế,… chậm nhất là ngày 01/11/2020.
2. Những lợi ích về việc DN áp dụng hóa đơn điện tử
– Giảm chi phí, thời gian luân chuyển hóa đơn đến người mua.
– Giảm thời gian tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy dẫn đến giảm chi phí bảo quản, chi phí phạt của cơ quan thuế khi DN làm mất, hỏng hóa đơn.
– Tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Những khó khăn về việc DN áp dụng hóa đơn điện tử
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử: xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Quy định này làm cho DN khó khăn khi thực hiện khai thuế giá trị gia tăng.
Ví dụ nếu DN khai thuế GTGT theo tháng lập hóa đơn GTGT bán hàng cho khách hàng như sau: Ngày lập hóa đơn điện tử ngày 30/10/2019, ngày ký hóa đơn điện tử ngày 05/11/2019. Nếu theo quy định trên thì ngày 05/11/2019 là ngày hóa đơn được xác lập. Vậy DN kê khai thuế GTGT cho tờ hóa đơn này vào tháng 10/2019 hay tháng 11/2019?
– Thời điểm hiệu lực bắt buộc các DN sử dụng hóa đơn điện tử: Theo Khoản 2, Điều 35, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của nghị định này thực hiện xong với các DN, tổ chức kinh tế,… chậm nhất là ngày 01/11/2020.
+ Theo Điều 151, Luật Quản lý thuế 2019, quy định về hóa đơn chứng từ điện tử có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2020.
Từ những quy định trên đã làm cho DN không xác định được thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử để không vi phạm quy định.
4. Kiến nghị
Từ những vướng mắc trên, tác giả kiến nghị Bộ Tài chính cần ban hành thêm văn bản để làm rõ trường hợp ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau thì việc khai thuế GTGT căn cứ vào ngày này, xác định cụ thể thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Áp dụng hóa đơn điện tử là chính sách đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội trong thời đại mới, do đó, cơ quan quản lý nahf nước cần tiếp tục nghiên cứu, tổ chức hội thảo, điễn đàn DN để lắng nghe những bất cạp mà các DN đang gặp phải khi thực hiện Luật, nghị định thông tư liên quan đến hóa đơn điện tử. Nhằm đưa ra những văn bản quy định chi tiết phù hợp với tình hình đang diễn ra trong thực tế, để các DN tuân thủ tốt quy định, đem lại lươi ích cho xã hội.
Tài liệu tham khảo:
1. Nghị định số 119/2018NĐ-CP, NGÀY 12/09/2018, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Thông tư 68/2019/TT-BTC ngayd 30/09/2019, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trích nguồn
Ths. Vũ Thị Phương Thảo – Ths. Huỳnh Thị Thúy Phượng