Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam vừa ban hành Công văn số 2962/BHXH-QLT hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất cho người lao động…
Theo đó, đối tượng áp dụng là người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 1/7/2024 theo quy định tại khoản 2, Điều 26 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP.
Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 1/7/2024 gồm: Đang bảo lưu thời gian đóng hoặc đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện; đang hưởng chế độ hưu trí; đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động); đã hưởng BHXH một lần.
Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP.
Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc gồm: Tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia BHXH; thời gian chậm đóng, trốn đóng chưa được xác nhận; tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc).
Người lao động hoặc thân nhân của họ trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh quản lý đơn vị hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính. Hồ sơ gồm Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế.
Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính sẽ tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, đơn vị này sẽ đối chiếu với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định.
Căn cứ vào dữ liệu đang quản lý, trạng thái của đơn vị sử dụng lao động và quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, thực hiện xác nhận thời gian tham gia đến thời điểm người lao động nghỉ việc; trình Giám đốc BHXH tỉnh ký phê duyệt và in tờ rời, chuyển bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để trả người lao động. Đồng thời, điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của đơn vị.
Trường hợp các thông tin không trùng khớp, chuyển lại hồ sơ cho bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để hướng dẫn người lao động hoặc thân nhân người lao động bổ sung.
Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH, căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; BHXH tỉnh lập danh sách kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.
Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của họ, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Trường hợp cần phải xác minh lại quá trình đóng, thời hạn không quá 45 ngày. Với trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 5 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo.