Chuyển đổi số logistics: Điểm nghẽn từ những giao dịch chưa đồng bộ

Các diễn giả trao đổi tại hội nghị. Ảnh: Thu Dịu

Chuyển đổi số và bài toán kéo giảm chi phí logistics

Thông tin tại Hội nghị “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics – Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp” do Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh (ITPC) phối hợp với Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tổ chức ngày 26/8, các chuyên gia cho biết, ngành logistics Việt Nam đang tăng trưởng nhanh với hơn 34.000 doanh nghiệp, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP cả nước. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP, cao hơn đáng kể so với các nước phát triển.

Trong giai đoạn 2025-2035, chiến lược phát triển logistics đặt mục tiêu tăng cường chuyển đổi số, thúc đẩy giảm chi phí logistics xuống 12-15% GDP.

Chuyển đổi số đang diễn ra ở nhiều phân khúc như vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng với tốc độ khác nhau. PGS.TS Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch VIAC nhận định, khi yếu tố số hóa đi sâu vào hoạt động kinh doanh, đầu tư, quá trình giải quyết tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn. Trong lĩnh vực logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy với nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử có thể làm phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của tài liệu.

Khi tranh chấp được giải quyết tại cơ quan tài phán, dữ liệu tồn tại thôi chưa đủ. Doanh nghiệp còn phải chứng minh được nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu điện tử. Theo đó, chuyển đổi số cần đi cùng quản trị dữ liệu, quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ và điều khoản hợp đồng về việc xác lập, lưu trữ, sử dụng chứng cứ điện tử.

Từ thực tế doanh nghiệp, ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai cho rằng, mô hình giao dịch lai (hybrid) là một giai đoạn chuyển tiếp phù hợp với nhiều doanh nghiệp logistics, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong mô hình này, một phần hoạt động đã được số hóa nhưng vẫn còn những thao tác theo phương thức truyền thống.

Theo ông Hưng, hạn chế về nguồn lực đầu tư, nhân lực và hạ tầng công nghệ khiến nhiều doanh nghiệp chưa thể chuyển đổi hoàn toàn. Một số đơn vị đã số hóa quản lý kho, cảng, lệnh giao hàng, hóa đơn, thanh toán và giám sát hải quan, nhưng chủ yếu ở từng khâu, chưa kết nối xuyên suốt. Giai đoạn chuyển tiếp này cần được rút ngắn, bởi nếu kéo dài, dữ liệu có thể không được lưu trữ đầy đủ, hệ thống thiếu liên thông, ảnh hưởng năng lực cạnh tranh. Doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình đầu tư hạ tầng và từng bước chuyển sang chuyển đổi số toàn diện.

Toàn cảnh hội nghị. Ảnh: Thu Dịu

Chứng từ điện tử đặt ra bài toán quản trị dữ liệu

Theo ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC, các giao dịch lặp lại thường được số hóa nhanh, trong khi những chứng từ liên quan đến quyền sở hữu, thanh toán và bảo đảm ngân hàng vẫn còn nhiều thách thức.

Theo ông Ngô Khắc Lễ, doanh nghiệp thường không ở trạng thái hoàn toàn sử dụng bản giấy hoặc hoàn toàn không dùng bản giấy, mà đang trong giai đoạn chuyển tiếp. Nguyên nhân đến từ quy định pháp luật, thông lệ của cơ quan nhà nước, tâm lý chưa an tâm và việc đối tác chưa có hệ thống đồng bộ.

Tuy nhiên, vấn đề không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp đã chuyển đổi số hay chưa, mà ở việc các bên có đủ tin cậy để giao dịch qua nền tảng số hay không. Doanh nghiệp logistics nên chuyển đổi theo lộ trình từ nội bộ, sau đó mở rộng sang các đối tác thân quen và tiến tới giao dịch xuyên biên giới. Việc chuyển giao dữ liệu cũng cần gắn với quyền và nghĩa vụ của các bên để hạn chế rủi ro và tranh chấp.

Trong quá trình chuyển đổi, việc cùng tồn tại hợp đồng giấy, nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử và các loại dữ liệu khác có thể phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của tài liệu.

Thực tế một giao dịch logistics hiện có thể bao gồm nhiều dạng trao đổi dữ liệu như email báo giá, Zalo/WhatsApp, platform log, eBL, eDO. Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung cho rằng, doanh nghiệp không nên đợi đến khi tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ.

Theo đó, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử ngay từ khi giao dịch bắt đầu; xác định rõ kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.

Một rủi ro khác xuất hiện ngay từ cách doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử. Luật sư Trương Công Hồng, Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA, phân tích tình huống chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán. Bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa và sử dụng để làm giả chứng từ, dẫn đến việc hàng hóa được giao trong khi chủ hàng chưa nhận được thanh toán.

Từ tình huống này, luật sư Trương Công Hồng cho rằng việc kết hợp chứng từ giấy với dữ liệu điện tử có thể tạo ra những điểm đứt gãy trong giao dịch. Mô hình lai cần được thiết kế cùng thứ tự ưu tiên chứng từ, cơ chế xác thực và phân quyền để hạn chế tranh chấp về tính xác thực, quyền kiểm soát và trách nhiệm của các bên.

Chuyển đổi số logistics vì vậy không dừng ở việc số hóa từng khâu, mà cần tiến tới kết nối đồng bộ dữ liệu, chứng từ và các chủ thể trong giao dịch. Đây là nền tảng để doanh nghiệp giảm rủi ro, nâng hiệu quả vận hành và từng bước chuyển từ mô hình giao dịch lai sang môi trường số toàn diện.