Doanh nghiệp kinh doanh trên nền tảng số: Những thách thức và lưu ý đối với hoạt động kiểm toán

Sàn thương mại điện tử đa dạng sản phẩm. Ảnh: TL

Kiểm toán theo thời gian thực dựa trên phân tích dữ liệu

Hiện nay, các mô hình kinh doanh TMĐT rất đa dạng, cụ thể như:

Mô hình sàn TMĐT - kinh doanh trực tuyến, trong đó một nền tảng trực tuyến đóng vai trò trung gian kết nối người mua và người bán để thực hiện giao dịch. Mô hình này vận hành theo các cách thức: Mô hình sàn TMĐT đa dạng sản phẩm (theo chiều ngang), tiêu biểu có Shopee, Lazada, Tiki…; Mô hình sàn TMĐT tập trung vào ngành/lĩnh vực cụ thể (theo chiều dọc) có Etsy (đồ thủ công), Airbnb (cho thuê chỗ ở). Ngoài ra, kinh doanh TMĐT còn có một số mô hình khác như C2C (chotot), B2C (Shopee Mall, LazMall), hoặc B2B (Alibaba).

Mô hình bán hàng trực tiếp với các thương hiệu sản xuất lớn (Nike, Apple, các hãng thời trang) tự mở cửa hàng trực tuyến, nhà bán lẻ bán trên các sàn TMĐT.

Mô hình thuê bao - khách hàng trả một khoản phí định kỳ (thường là hằng tháng hoặc hằng năm) để có quyền truy cập liên tục vào một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các dạng điển hình của mô hình được thực hiện theo gói, theo nhu cầu, theo cấp độ, thành viên…

Mô hình Dropshipping - người bán triển khai các kế hoạch quảng bá và lên chiến lược tìm kiếm khách mua hàng, chốt đơn. Ở mô hình này, các công đoạn nhập kho, đóng gói, vận chuyển sẽ do nhà cung cấp thực hiện; người bán hưởng doanh thu theo hoa hồng bán sản phẩm.

Doanh nghiệp (DN) TMĐT hoạt động dựa trên các nền tảng trực tuyến, đặc trưng bởi khả năng xóa bỏ ranh giới không gian/thời gian, toàn cầu hóa thị trường, tối ưu chi phí vận hành và ứng dụng công nghệ xuyên suốt từ khâu tiếp thị, thanh toán đến chuỗi cung ứng. Khi đó, các giao dịch được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử với khối lượng giao dịch trực tuyến rất lớn, buộc kiểm toán viên (KTV) phải dựa nhiều vào dữ liệu điện tử thay vì chứng từ giấy.

Việc thực hiện các giao dịch trên môi trường số cũng yêu cầu các KTV cần đánh giá tính đầy đủ, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu giao dịch thông qua việc thực hiện các thử nghiệm liên quan tới kiểm soát chung về công nghệ thông tin (CNTT) và kiểm soát ứng dụng. Trên cở sở đánh giá, thử nghiệm, các KTV cũng cần thực hiện kiểm toán liên tục theo thời gian thực và phân tích dữ liệu thường xuyên để phát hiện các bất thường hay sai phạm kịp thời.

Bên cạnh đó, với mô hình kinh doanh đa dạng, linh hoạt trong môi trường điện tử, KTV cần chú ý tới các việc phân loại giao dịch và ghi nhận doanh thu phù hợp thời điểm.

Nhận diện rủi ro và thách thức

Hoạt động kinh doanh trên nền tảng số mang lại nhiều lợi ích cho DN nhưng cũng kéo theo không ít rủi ro. Theo đó, các DN TMĐT hoạt động phụ thuộc lớn vào hệ thống CNTT và hạ tầng mạng internet, dẫn tới những rủi ro về an ninh mạng. Các KTV sẽ phải đối mặt với những thách thức lớn trong việc đánh giá kiểm soát CNTT chung, an ninh mạng, kiểm soát truy cập, sao lưu dữ liệu, tính liên tục của hệ thống, cũng như việc xác minh nhật ký hệ thống và dữ liệu điện tử.

Khi khối lượng giao dịch khổng lồ có giá trị từ nhỏ tới lớn xảy ra liên tục 24/7, việc kiểm tra thời điểm ghi nhận doanh thu sẽ khó khăn hơn. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp TMĐT còn phụ thuộc vào các bên thứ 3 (bên cung cấp dịch vụ liên quan tới cổng thanh toán, đơn vị cung cấp dịch vụ logistic, sàn thương mại, xử lý dữ liệu…), khiến KTV cũng gặp khó khăn trong việc đánh giá độ tin cậy thông tin liên quan tới các bên, cũng như mức độ rủi ro có thể xảy ra trong việc lưu trữ dữ liệu, giao dịch và thanh toán.

Cùng với đó, các giao dịch trong kinh doanh TMĐT không giới hạn tại một quốc gia mà có thể thực hiện các giao dịch toàn cầu (xuyên biên giới), kéo theo các rủi ro trong việc sử dụng ngoại tệ hạch toán hoặc các vấn đề liên quan tới chuyển giá, thực hiện nghĩa vụ thuế tại quốc gia phát sinh giao dịch. Khi đó, KTV cần có kiến thức chuyên môn vững vàng cùng các xét đoán nghề nghiệp.

Với việc thực hiện giao dịch nhanh chóng, dấu vết sai phạm khó phát hiện, hồ sơ, sổ sách chủ yếu là các kho dữ liệu quản lý trên phần mềm nên nguy cơ gian lận từ phía đơn vị được kiểm toán trong việc làm giả đơn hàng, tạo khách hàng ảo, hoàn tiền giả, tài khoản ảo, thao túng doanh thu… cũng là những thách thức lớn cho KTV trong quá trình kiểm toán.

Tăng cường các thử nghiệm kiểm soát, đánh giá rủi ro và xác định trọng yếu

Nhằm hạn chế các thách thức, rủi ro và tăng cường hiệu quả kiểm toán báo cáo tài chính DN TMĐT, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV cần tìm hiểu kỹ về mô hình kinh doanh mà đơn vị được kiểm toán sử dụng, bao gồm: Quy trình kiểm soát cơ bản (quy trình đặt hàng, quy trình tiếp thị, vận chuyển, thực hiện đơn hàng đến ghi nhận doanh thu, thanh toán, thu tiền hoặc trả hàng, hoàn tiền); quy trình mua hàng hóa (nếu có), lưu trữ hàng hóa, dữ liệu điện tử.

Các KTV cần xem xét hệ thống CNTT được DN sử dụng để vận hành hoạt động kinh doanh trên môi trường điện tử kết hợp với hệ thống quản trị rủi ro (ERP); phần mềm quản lý quan hệ khách hàng - CRM (nếu có); cùng với hệ thống Websites hoặc các ứng dụng DN sử dụng trong kinh doanh. Đồng thời, xác định và đánh giá các giao diện tích hợp (API) giữa các hệ thống này và xem xét cách dữ liệu được chuyển từ nền tảng, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán vào sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Trên cơ sở tìm hiểu và kiểm tra tài liệu sơ bộ ban đầu, KTV cần thực hiện đánh giá sơ bộ kiểm soát chung về CNTT (phân quyền, thay đổi chương trình, sao lưu, khôi phục...) và các kiểm soát ứng dụng quan trọng (kiểm tra tồn kho, tính giá, ghi nhận doanh thu...). Phân tích sơ bộ các thông tin tài chính quan trọng như: sự biến động dòng tiền, dòng tiền giữa các năm; phân tích doanh thu theo kênh bán hàng; tỷ lệ lợi nhuận gộp theo nhóm sản phẩm; tỷ lệ hoàn trả, hoàn tiền, chiết khấu; số lượt truy cập, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi; số lượt giao dịch không thành công do lỗi hệ thống…

Các KTV có thể thực hiện thử nghiệm kiểm soát và đưa ra đánh giá rủi ro, xác định mức trọng yếu. Những rủi ro điển hình thường là các rủi ro về an ninh mạng; pháp lý (tranh chấp trong kinh doanh giữa các bên; vấn đề về thuế thương mại điện tử; chuyển giá..); rủi ro mất dữ liệu, gián đoạn trong giao dịch hoặc mất kết nối; nguy cơ rủi ro với các bên thứ ba liên quan trong việc cung cấp dịch vụ (cổng thanh toán, logistic, sàn thương mại…).

Các thử nghiệm kiểm soát điển hình KTV nên sử dụng là: Phỏng vấn nhà lãnh đạo DN về chiến lược, chính sách liên quan tới quy trình nghiệp vụ và kiểm soát; quan sát kiểm kê hàng tồn kho, quy trình xử lý đơn hàng; kiểm tra phân quyền người dùng trên website, ERP, WMS; phê duyệt các giao dịch hoàn tiền, hoàn hàng trên hệ thống; kiểm tra quy trình cấp, thay đổi và thu hồi quyền truy cập; kiểm tra tính liên tục của các dữ liệu điện tử (tính liên tục của dãy số đơn hàng và hóa đơn) và kiểm tra nhật ký hệ thống; kiểm tra quy trình đối soát cổng thanh toán; kiểm tra cơ chế sao lưu và khôi phục dữ liệu; thực hiện lại một số kiểm soát hoặc quy trình xử lý đơn hàng.

Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, KTV có thể sử dụng các thủ tục kiểm toán: Đối chiếu đơn hàng trên website/app với ERP và sổ kế toán; đối chiếu số liệu giữa cổng thanh toán, ngân hàng và sổ kế toán; kiểm tra giao dịch bị hủy, hoàn trả hàng và hoàn tiền để ghi giảm doanh thu phù hợp; kiểm tra phí thanh toán và hoa hồng của cổng thanh toán; kiểm tra các giao dịch bất thường (giá trị lớn, ngoài giờ, trùng lặp); đối chiếu công nợ với báo cáo đối soát từ sàn TMĐT và cổng thanh toán;.

Kết thúc cuộc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán, các KTV cần phân tích tổng quát lại các thông tin cơ bản: tỷ suất lợi nhuận gộp; tỷ lệ hàng bán bị hoàn trả lại (hoàn tiền)/doanh thu; chi phí quảng cáo, tiếp thị/doanh thu; chi phí vận chuyển/doanh thu… Nếu thấy còn những biến động bất thường sẽ thực hiện thủ tục kiểm toán bổ sung, yêu cầu đơn vị giải trình.

Đồng thời, đánh giá ảnh hưởng của các sai sót liên quan tới doanh thu, hàng tồn kho, công nợ, thanh toán điện tử, chi phí quảng cáo, giao dịch với các bên thứ ba. Trong đó, KTV cần đặc biệt chú ý tới sai sót liên quan tới thuật toán trong ghi nhận doanh thu tự động; lỗi đồng bộ dữ liệu giữa website, ERP và hệ thống kế toán; sai sót do giao dịch bị trùng lặp hoặc bỏ sót.

Với DN TMĐT, các KTV cần đặc biệt quan tâm tới sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ. Bởi lẽ, việc kinh doanh trên nền tảng số, tốc độ xử lý nhanh chóng nhưng cũng kéo theo những rủi ro trong việc phụ thuộc lớn vào công nghệ cùng các dịch vụ của bên thứ ba. Do đó, sự biến động trong kinh doanh cả tích cực và tiêu cực luôn hiện hữu với các DN TMĐT.

Các sự kiện sau ngày khóa sổ cần được KTV quan tâm như: Website bị tấn công sau ngày khóa sổ; rò rỉ dữ liệu khách hàng; cổng thanh toán bị lỗi; hoàn tiền hoặc trả lại hàng mua với số lượng lớn từ khách hàng hoặc mất dữ liệu giao dịch… Khi đó, các KTV cần xem xét mức độ ảnh hưởng tới báo cáo tài chính để yêu cầu điều chỉnh hoặc giải trình trên bản thuyết minh báo cáo tài chính.

Một điểm cần lưu ý nữa là việc trình bày và thuyết mình của DN TMĐT về chính sách ghi nhận doanh thu; chính sách thanh toán điện tử; chính sách bảo mật dữ liệu; chính sách hoàn tiền; chính sách điểm thưởng; chính sách khuyến mại; phụ thuộc nền tảng số; giao dịch với bên thứ ba. Đồng thời, các KTV cần thu thập thư giải trình của Ban giám đốc về tính đầy đủ của dữ liệu giao dịch điện tử; tính đầy đủ của dữ liệu từ cổng thanh toán, đơn vị logistics và nền tảng bán hàng; việc công bố đầy đủ các hợp đồng với bên thứ ba; tính đầy đủ của các nghĩa vụ hoàn tiền và bảo hành.

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ và các mô hình kinh doanh trên nền tảng số ngày càng phát triển, việc đổi mới phương pháp kiểm toán, tăng cường ứng dụng công nghệ số, trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu trong kiểm toán sẽ trở thành xu hướng tất yếu nhằm nâng cao chất lượng kiểm toán báo cáo tài chính. Song hành với quá trình này là sự chủ động của KTV trong việc lĩnh hội và cập nhật những công cụ như phân tích dữ liệu, kiểm toán liên tục để cảnh báo trước những rủi ro và phát hiện sai phạm nhanh chóng, điều chỉnh kịp thời.