Trong bối cảnh cuộc sống hiện đại, công nghệ thông tin đã thay đổi cách chúng ta thực hiện nhiều hoạt động hàng ngày. Một trong những cải tiến quan trọng là việc áp dụng biên lai điện tử trong các giao dịch tài chính. Đặc biệt, thủ tục phát hành biên lai điện tử mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với biên lai giấy truyền thống. Vậy thủ tục phát hành biên lai điện tử gồm những gì? 

1. Biên lai điện tử là gì?

Theo quy định tại Thông tư số 303/2016/TT-BTC, định nghĩa về biên lai được xác định như sau:

“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
Có hai loại biên lai bao gồm:

• Biên lai in sẵn mệnh giá: Đây là loại biên lai có số tiền phí, lệ phí được in sẵn trên mỗi tờ. Nó được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu đã được quy định cố định cho mỗi lần thanh toán, bao gồm cả các hình thức tem, vé.
• Biên lai không in sẵn mệnh giá: Loại biên lai này chỉ có các thông tin về số tiền thu được, do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí.

Căn cứ theo Điểm c, Khoản 3, Điều 2 của Thông tư số 303/2016/TT-BTC, biên lai điện tử được định nghĩa như sau:
“Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ chính thức có hiệu lực từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn, biên lai điện tử.

2. Các loại biên lai

Căn cứ theo quy định tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có 3 loại biên lai là: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Trong đó:

– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí  in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền (bao gồm cả tem, vé).

– Biên lai  thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và áp dụng cho các trường hợp sau:

• Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm (%).
• Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tuỳ thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.
• Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

Biên lai được thể hiện dưới 3 hình thức gồm:

• Biên lai đặt in: biên lai đặt in theo mẫu hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.
• Biên lai tự in: tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác.
• Biên lai điện tử: là biên lai được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiện nay, biên lai điện tử được ứng dụng nhiều trong các hoạt động thu phí, lệ phí của doanh nghiệp, đơn vị. Trước khi có thể sử dụng biên lai điện tử doanh nghiệp cần làm các thủ tục để phát hành biên lai điện tử.

3. Thủ tục thông báo phát hành biên lai điện tử

Thủ tục phát hành biên lai điện tử như thế nào? trong trường hợp doanh nghiệp cần phát hành biên lai điện tử cần lưu ý thực hiện theo các bước theo quy định tại Điều 34  Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ

Doanh nghiệp, đơn vị thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử trước khi sử dụng biên lai cần làm các thủ tục như sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng biên lai điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện đăng ký sử dụng biên lai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ

Sau khi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB Nghị định  123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận doanh nghiệp, đơn vị đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Lưu ý: Trường hợp không chấp nhận do đăng ký sai sót cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp, đơn vị được biết. Doanh nghiệp, đơn vị chỉnh sửa theo hướng dẫn và gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử mới theo quy định.

Bước 3: Hủy biên lai chứng từ giấy

Kể từ thời điểm doanh nghiệp, đơn vị được phép sử dụng biên lai điện tử thì phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Bước 4: Trường hợp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử thì thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

4. Định dạng của biên lai điện tử

Đối với doanh nghiệp, đơn vị sử dụng biên lai điện tử cần lưu ý về định dạng của biên lai điện tử phải được thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML;

Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

Trong đó:

XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số do Tổng cục Thuế xây dựng và công bố. Đồng thời Tổng cục thuế cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định.